Seiring berkembangnya zaman, penggunaan dokumen secara fisik sudah mulai ditinggalkan. Perusahaan-perusahaan skala kecil hingga besar sudah beralih ke dokumen digital atau elektronik.
Keuntungan menggunakan dokumen digital di masa kini sangatlah banyak, mulai dari penyimpanannya yang mudah, hingga proses analisisnya yang efektif.
Namun, sebelum lebih jauh membahas tentang keuntungannya, kita perlu mengetahui dulu apa itu dokumen digital.
Defining Digital Documents
Most people assume that a digital document is the same as an electronic document. In literal terms, it’s true, a digital document is an electronic file or digital record that contains information. The information contained within can be in a variety of formats, including text, images, sound recordings, or a combination of formats, such as video.
Dokumen digital bisa dibaca, ditampilkan, dan disunting menggunakan perangkat komputer atau perangkat elektronik lainnya seperti ponsel dan tablet. Inilah yang menjadi pembeda dengan dokumen fisik yang terdiri dari kertas atau materi fisik lainnya.
Dokumen digital memiliki banyak keuntungan, mulai dari kemudahan berbagi, kemudahan proses penyuntingan, hingga kemudahan dalam penyimpanannya yang tidak memerlukan space seperti dokumen fisik.
Keuntungan menggunakan dokumen digital
Menggunakan dokumen digital dalam kegiatan sehari-hari atau bisnis memiliki banyak keuntungan dibandingkan dengan dokumen fisik. Apa saja kira-kira?
1. Kemudahan Akses
Keuntungan pertama yang bisa dirasakan adalah kemudahan akses. Dokumen digital dapat diakses dari mana saja dengan perangkat elektronik seperti komputer, ponsel, dan tablet. Ini memungkinkan akses yang lebih cepat dan mudah daripada mencari dokumen fisik yang mungkin tersebar di berbagai tempat.
2. Menghemat ruang penyimpanan
Dokumen digital tidak memerlukan ruang penyimpanan fisik. Bahkan, kita tidak perlu menyewa atau mengalokasikan ruang untuk penyimpanan dokumen yang artinya hal ini bisa membantu dalam menghemat biaya operasional bisnis.
Proses pengarsipan dokumen juga semakin mudah, kita tinggal membuat folder di perangkat elektronik, lalu mengarsipkan dokumen sesuai kategori. Jadi lebih terorganisir kan?
3. Dokumen tidak mudah rusak
Dokumen fisik sangat berisiko terjadi kerusakan, misal terkena air, terbakar api, atau mengalami tinta memudar karena terlalu lama disimpan. Nah risiko itu mungkin tidak akan ditemui pada dokumen digital, karena semua data telah tersimpan secara elektronik.
4. Mudah untuk dikirim atau dibagi
Dokumen digital dapat dengan mudah dibagikan melalui email, atau platform online lainnya. Ini memudahkan si pemilik berkolaborasi dengan orang lain, terutama jika mereka berada di lokasi yang berbeda.
5. Terdapat banyak format
Dokumen digital bisa berupa dalam berbagai macam format, mulai dari teks, gambar, video, atau gabungan dari semuanya. Hal ini memungkinkan kita untuk menyimpan berbagai jenis format sesuai dengan kebutuhan dan keperluan.
6. Mudah dianalisis
Kegunaan dokumen tidak hanya sebagai media penyimpanan informasi saja, tetapi juga untuk dianalisis sesuai kebutuhan. Sayangnya untuk menganalisis dokumen fisik sangat menyita waktu, karena kita harus membuka lembaran demi lembaran untuk merangkumnya.
Sementara dengan dokumen digital proses analisis bisa dilakukan dengan mudah berkat bantuan perangkat komputer, bahkan bisa diotomatisasi.
7. Mudah disunting
Dalam kondisi tertentu mungkin perubahan data pada dokumen harus dilakukan. Pada dokumen digital, perubahan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah karena kita tidak perlu mencetak ulang.
8. Membantu menjaga lingkungan
Penggunaan dokumen digital dapat membantu mengurangi penggunaan kertas. Kita tahu bahwa kertas terbuat dari pohon yang ditebang dalam jumlah banyak. Jika beralih ke dokumen digital artinya kita turut berkontribusi pada pemeliharaan lingkungan.
Data Privacy and Security Risks in Digital Documents
Keuntungan menggunakan dokumen digital mungkin ada banyak, tetapi tidak bisa dipungkiri bahwa penggunaanya juga memiliki kekurangan yang perlu diperhatikan, yaitu berkaitan dengan keamanan data dan privasi.
Dokumen digital sangat rentan terhadap peretasan dan serangan cyber. Jika tidak dijaga dengan menggunakan sistem keamanan yang baik, informasi di dalam dokumen bisa saja dicuri, disalahgunakan, dan disebarluaskan tanpa izin.
Examples of Digital Documents
Berikut ini beberapa contoh dokumen digital yang sering kita temui:
- Kartu Tanda Penduduk Elektronik (eKTP)
- Dokumen kontrak elektronik
- Invoice pembelian melalui email
- Sertifikat online
- Memo digital
- Formulir digital
- Dokumen PDF
- Dokumen digital berbentuk suara MP3
- Video dokumen
Leverage OCR Technology to Quickly Analyze Digitized Documents
That is a short information of the advantages of using digital documents, one of them is easy to analyze. However, it is important to highlight that digital document data analysis requires the use of software such as Optical Character Recognition (OCR). OCR allows us to convert and extract required information from documents into structured, editable data format that is easier to process.
Salah satu software OCR terbaik saat ini adalah OCR+ dari Fintelite. Our OCR+ utilizes AI technology to quickly store data in both physical and digital documents with up to 99% accuracy. Whether processing invoices, financial statements, contracts, bank statements, tax documents, or other business records, the system accurately reads and extracts data regardless of the document type. The data that has been captured in the Fintelite dashboard can then be exported or integrated into business existing database system via API for seamless processing as needed.
Book a session to see how our OCR+ solution makes it faster to collect necessary information from all your digital and scanned documents into fully usable data that powers smarter decisions.
