Memilih tools OCR (Optical Character Recognition) yang tepat untuk dokumen perusahaan menjadi hal yang penting dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Pasalnya kegiatan operasional perusahaan pasti akan melibatkan banyak dokumen-dokumen. Jika dokumen-dokumen tersebut tidak bisa dikelola secara tepat, justru akan menghambat kinerja perusahaan.
Berikut ini tips memilih tools OCR untuk dokumen perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan!
1. Bisa untuk berbagai industri bisnis
Tips memilih tools OCR yang pertama adalah, pastikan kalau OCR tersebut bisa dimanfaatkan untuk banyak bisnis, misal untuk bisnis perbankan, bisnis manajemen keuangan, manajemen investasi, perusahaan startup, dan lain-lain.
2. Keakuratan yang baik
Pastikan tools OCR memiliki tingkat keakuratan yang tinggi dalam membaca teks dari berbagai jenis dokumen, baik dokumen fisik maupun dokumen digital. Keakuratan yang tinggi akan mengurangi tingkat kesalahan dalam proses pengenalan teks atau karakter.
Untuk mengetahui seberapa akuratnya, kita mungkin bisa langsung bertanya pada penyedia OCR atau melihat testimoni dari pengguna sebelumnya.
3. Tampilan dashboard yang mudah dioperasikan
Tools OCR yang baik seharusnya mudah digunakan dan memiliki dashboard atau tampilan antarmuka yang mudah dioperasikan, sehingga tidak membingungkan penggunanya bahkan saat awal-awal penggunaan.
4. Bisa memproses data dalam jumlah banyak
Sebuah perusahaan pasti menyimpan banyak dokumen-dokumen penting baik itu fisik maupun digital. Semuanya itu harus dikelola secara baik secara tepat. Jika mengandalkan tenaga manusia saja mungkin akan memakan banyak waktu.
Oleh sebabnya, pastikan tools OCR mampu memproses dokumen dalam jumlah yang besar secara otomatis. Dengan kemampuan ini, perusahaan dapat menghemat waktu sekaligus efisiensi tenaga kerja.
5. Bisa membaca berbagai macam format dokumen
Pastikan tools OCR mampu bekerja dengan berbagai macam format dokumen yang umum digunakan di perusahaan, seperti PDF, TIFF, JPEG, dan masih banyak lagi.
Selain itu, kemampuan untuk menerjemahkan bahasa juga penting. Misal, sebuah perusahaan menyimpan dokumen dalam bahasa Inggris, padahal dokumen tersebut akan dikelola menggunakan bahasa Indonesia. Jika OCR sudah tersedia fitur auto-translate mereka tidak perlu lagi buang-buang waktu untuk menerjemahkannya.
6. Memiliki kemampuan pengolahan gambar berkualitas rendah dan filterisasi
Terkadang kita menjumpai dokumen fisik atau digital dengan kualitas yang rendah, padahal dokumen itu sangatlah penting bagi. Hal itu memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan atau salah tafsir.
Oleh sebabnya, pilih tools OCR yang dapat mengenali teks pada gambar berkualitas rendah atau terdistorsi. Pastikan tools OCR dibekali dengan fitur untuk menghilangkan noise atau elemen yang tidak relevan dalam gambar.
7. Adanya layanan uji coba
Sebelum mengadopsi tools OCR secara penuh, lakukan uji coba terlebih dahulu untuk mengukur kinerjanya sesuai kebutuhan. Biasanya tools OCR berbayar akan memberikan layanan uji coba gratis selama satu bulan.
8. Menjamin keamanan data privasi
Tips memilih tools OCR untuk dokumen perusahaan yang terakhir adalah pastikan kalau penyedia jasa OCR mematuhi standar keamanan dan privasi data yang berlaku. Pasalnya mereka memiliki akses penuh terhadap data yang diunggah dan diproses oleh tools OCR.
Jangan sampai data tersebut dibocorkan dan dimanfaatkan oleh pihak yang tidak berwenang.
OCR+ Fintelite, tools OCR terbaik untuk semua bisnis
Itulah tadi tips memilih tools OCR untuk dokumen perusahaan yang patut dipertimbangkan. Jangan sampai kita salah memilih karena nantinya akan menghambat produktivitas perusahaan.
Contoh OCR terbaik saat ini adalah OCR+ dari Fintelite. OCR+ Fintelite mampu menangkap dokumen digital maupun fisik seperti invoice dan kwitansi menjadi data teks secara cepat. Teknologi AI yang disematkan mampu melakukan pemrosesan data secara otomatis dan akurat.
OCR+ Fintelite cocok digunakan untuk berbagai macam bisnis, mulai dari perbankan, P2P Lending, manajemen keuangan, dan perusahaan akuntan publik.
