Mengetahui cara mengubah invoice offline menjadi online akan memberikan banyak manfaat yang signifikan dalam operasional bisnis. Efisiensi, akurasi, dan kemudahan akses dalam mengelola banyaknya dokumen invoice bisa dirasakan sekaligus.
Apa itu invoice online?
Kita mungkin sudah sering menemui tumpukan kertas invoice di dalam kegiatan operasional bisnis, seperti invoice jual beli, invoice sewa, hingga invoice jasa. Kini, kertas invoice tersebut sudah beralih ke dalam bentuk yang lebih modern berupa digital atau invoice online.
Invoice online adalah faktur atau tagihan yang dibuat dan dikirimkan melalui internet. Sama dengan invoice offline, informasi yang tercatat juga sangat detail, mulai dari informasi produk, detail layanan, jumlah yang dibayarkan, tanggal pembayaran, informasi perusahaan, hingga metode pembayaran.
Beralihnya invoice dari offline menjadi online ini turut memberikan manfaat seperti efisiensi pengelolaan keuangan perusahaan.
Manfaat mengubah invoice offline menjadi online
Berikut ini penjelasan lebih detail terkait lima keuntungan jika kamu tahu cara mengubah invoice offline menjadi online.
1. Efisiensi operasional
Invoice online dapat diterima secara instan dan cepat, tanpa menunggu waktu pengiriman fisik. Ini membuat alur kerja pembayaran lebih efisien dan memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap tagihan keuangan.
2. Akurasi lebih tinggi
Proses rekap dokumen online cenderung lebih akurat dibanding proses manual atau offline. Karena, kesalahan seperti salah penulisan atau perhitungan dapat diminimalisir, membantu menghindari permasalahan yang lebih besar lagi khususnya dalam hal pencatatan.
3. Invoice bisa tersimpan lebih baik
Invoice online dapat diakses dari mana saja, kapan saja, selama terhubung ke jaringan internet. Ini memudahkan akses untuk proses audit internal dan kebutuhan lainnya. Selain itu, penyimpanan secara digital mengurangi kebutuhan akan ruang fisik untuk penyimpanan arsip.
4. Meningkatkan perlindungan data
Proses yang serba online mungkin sangat rentan terhadap isu privasi data. Tapi tenang saja, internet kini sudah dibekali dengan fitur enkripsi dan otentikasi ganda, jadi dokumen invoice mendapatkan perlindungan ekstra.
5. Lebih terlihat profesional
Mengirim invoice secara online menciptakan citra profesional dan modern dalam berbisnis. Ini bisa membantu meningkatkan kepercayaan klien dan pelanggan terhadap perusahaan.
How to convert offline invoices to online invoice fast and easily
Setelah mengetahui manfaat yang didapat dari mengubah invoice offline ke online, beberapa di antara kita mungkin masih bertanya-tanya, bagaimana hal itu bisa dilakukan? apakah prosesnya ribet?
Tenang, sekarang sudah banyak software-software canggih berbasis AI yang dapat mengubah dokumen fisik menjadi digital, seperti invoice offline ke online secara cepat. Salah satu aplikasi yang bisa diandalkan adalah OCR+ dari Fintelite.
Berikut ini langkah-langkah cara mengubah invoice offline menjadi online dengan OCR+ Fintelite.
1. Masuk ke dashboard Fintelite
To get started, create a new account to our dashboard using your username and password.
Setelah berhasil login, nantinya tampilan laman akan beralih ke dashboard utama. Di sinilah kita bisa mengunggah dokumen yang ingin diubah.
2. Pilih tipe dokumen
Fintelite mampu memproses empat jenis dokumen, yaitu mutasi rekening, invoice, struk belanjaan, dan bukti pemesanan. Karena kita ingin mengubah invoice offline ke online, maka pilih dokumen ‘Invoice’ dan ‘Upload’
3. Unggah foto invoice ke dashboard
Cara mengubah invoice offline menjadi online selanjutnya dengan mengunggah foto invoice atau dokumen fisiknya ke dalam dashboard. Dashboard OCR+ mampu mengkonversi hingga 20 dokumen sekaligus dengan ukuran per dokumen maksimal 5 MB.
4. Invoice akan otomatis masuk ke penyimpanan
Selanjutnya kita tinggal menunggu proses AI selesai membaca data invoice offline. Jika sudah selesai, dokumen akan muncul di halaman awal dashboard dengan keterangan status ‘Pending’ dan sudah berubah menjadi invoice online.
Invoice online ini bisa langsung diedit teks dan datanya hanya dengan menekan ID invoice, lalu pilih perintah ‘Edit Label’
Dapatkan gratis uji coba konversi invoice offline menjadi online dengan fitur OCR+ Fintelite
Itulah informasi singkat mengenai cara mengubah invoice offline menjadi online yang sangat bermanfaat bagi efisiensi operasional perusahaan. Untuk mencobanya silahkan masuk ke halaman OCR+ Fintelite dan dapatkan kesempatan uji coba gratis.
Fintelite merupakan perusahaan berbasis AI yang menyediakan layanan pengenalan teks menggunakan teknologi OCR. Semua pencatatan keuangan bisa dilakukan secara otomatis melalui pengenalan karakter hingga analisis transaksi.
