Sebagian besar kegiatan akuntansi pasti melibatkan informasi dari dokumen fisik, seperti faktur, dokumen kontrak, invoice jual beli, dan dokumen fisik lainnya. Tak jarang pengelolaan dokumen-dokumen dengan informasi yang beragam ini sangat memakan waktu.
Untungnya, saat ini telah hadir teknologi OCR atau Optical Character Recognition yang memungkinkan kita mengelola dokumen fisik secara cepat, efisien, dan akurat.
Kegunaan tools OCR untuk akuntansi dan manajemen keuangan sangatlah bermanfaat. Dengan OCR data berupa fisik bisa dikonversi secara cepat ke dalam data teks komputer, sehingga proses pencatatan dan analisa menjadi lebih efisien.
Apa Itu Aplikasi OCR?
Mungkin istilah OCR masih sangat asing di Indonesia, padahal implementasinya sudah sering kita jumpai. OCR adalah kepanjangan dari Optical Character Recognition, sebuah teknologi baru yang mampu merubah gambar fisik, menjadi format teks yang dapat dibaca oleh mesin.
Dulu kita tidak bisa mengedit tulisan atau angka yang ada di dalam sebuah foto atau gambar. Namun sekarang dengan OCR gambar tersebut bisa disimpan dalam bentuk data teks dan memungkinkan kita untuk mengeditnya secara langsung.
Cara kerja teknologi OCR
Sebelum membahas lebih dalam mengenai kegunaan tools OCR untuk akuntansi, kita perlu mengetahui dulu bagaimana cara kerja OCR. OCR bekerja dalam tiga tahap, pertama pemindaian gambar atau foto, pra-pemrosesan, dan terakhir pengenalan karakter.
1. Pemindaian gambar
Pertama, OCR akan mulai memindai gambar dokumen fisik menggunakan kamera atau dari file digital yang mengandung teks yang ingin dikenali. Gambar yang dipindai bisa berupa dokumen, buku, struk belanjaan, invoice, dll.
2. Pra-pemrosesan
Gambar yang dipindai tersebut perlu diproses terlebih dahulu agar pengenalan karakter dapat dilakukan. Langkah-langkah dalam pra-pemrosesan ini dapat meliputi pemadatan gambar, penghapusan noise, pemotongan gambar, koreksi geometri, dan penyesuaian kontras.
3. Pengenalan karakter pada gambar
Setelah tahapan pra-pemrosesan selesai, selanjutnya proses pengenalan karakter dan identifikasi berdasarkan pola yang telah ada pada algoritma machine learning. Hasil dari pengenalan karakter ini adalah berupa teks komputer yang bisa dianalisa, disimpan, atau disunting sesuai kebutuhan pengguna.
Kegunaan tools OCR untuk akuntansi
Fungsi dan kegunaan tools OCR untuk akuntansi sangatlah beragam. Kecanggihan teknologi ini mampu memangkas proses-proses pencatatan dan analisa angka-angka pada dokumen fisik secara cepat tanpa harus mencatat manual satu per satu.
1. Processing various kinds of financial transactions with OCR Tools
OCR tools can be used to recognize printed information on purchase orders, invoices, and other accounting physical documents. Important things such as invoice numbers, dates, amounts, and transaction details can be extracted automatically and imported into the cash book system.
2. Menyimpan data pada dokumen penting secara cepat
Besides recording financial transactions, OCR tools can assist in recognizing key information in documents such as financial reports, contracts, and agreement letters.
Hal ini sangat membantu para akuntan atau karyawan di bidang keuangan. Dulu mereka harus memasukkan data satu per satu dari catatan pengeluaran dan pemasukkan, tapi sekarang kerja mereka jadi lebih efisien, cukup foto saja dokumen penting tersebut, data otomatis masuk ke sistem.
3. OCR Tools Can Analyzing data
Sebelum ada OCR proses analisa data akan memakan waktu yang cukup lama. Kini, OCR mampu melakukan analisis data yang dipindai ke sistem secara lebih efisien dan akurat. Bahkan hasil analisa bisa langsung dipresentasikan dalam bentuk grafik dan tabel sesuai dengan kebutuhan.
4. Mengarsipkan dokumen fisik
Accounting activities involve plenty of physical documents that must be correctly archived. With OCR tools, that document can be saved in digital form and indexed into a storage system. As a result, the process of searching can be done efficiently.
OCR+ Fintelite memaksimalkan pencatatan akuntansi dan manajemen keuangan secara cepat
Four uses of OCR tools for accounting mentioned above can be found in produk OCR+ dari FinteliteOCR+ Fintelite sangat pas bagi bisnis menengah hingga industri besar sebagai alat untuk pemrosesan data keuangan secara cepat dan akurat. Try For Free or Konsultasi Gratis now.
OCR+ mampu memangkas waktu untuk proses input, verifikasi, dan pengelompokan transaksi yang biasa dilakukan secara manual menjadi serba otomatis.Tinggal memasukkan foto dokumen atau file digital.
