Dalam era digital yang semakin berkembang, data dan dokumen adalah komponen kunci dalam operasi bisnis. Bisnis harus mengelola dan memproses berbagai jenis dokumen untuk bisa menentukan langkah terbaik apa yang harus dilakukan dalam memajukan bisnis.
Pengolahan dokumen ini adalah tugas yang memakan waktu dan membutuhkan upaya manusia yang signifikan. Namun, dengan munculnya teknologi baru seperti Intelligent Document Processing (IDP), bisnis dapat meningkatkan efisiensi mereka dengan cara yang belum pernah terjadi sebelumnya.
Dalam artikel ini kita akan membahas apa itu Intelligent Document Processing, bagaimana cara kerjanya, manfaatnya, dan contoh penerapannya di dalam operasional bisnis
Apa itu Intelligent Document Processing (IDP)?
Sebelum kita memahami lebih lanjut tentang Intelligent Document Processing, kita perlu memahami dahulu apa pengertian dari teknologi ini.
Intelligent Document Processing adalah sebuah teknologi yang menggabungkan kecerdasan buatan (AI) dengan pemrosesan dokumen. Dengan kata lain, IDP adalah alat yang memungkinkan bisnis untuk mengambil data dari berbagai jenis dokumen, mengklasifikasikannya, mengekstrak informasi yang relevan, dan menggunakannya untuk tujuan tertentu.
IDP memanfaatkan teknologi pemrosesan bahasa alami atau NLP, machine learning, dan pengenalan pola untuk melakukan analisis data secara cepat, akurat tanpa perlu memakan waktu lama.
Cara kerja Intelligent Document Processing
Kita sudah mengetahui bahwa IDP termasuk teknologi canggih dalam pemrosesan dokumen, lantas bagaimana dengan cara kerjanya? IDP bekerja dalam delapan tahapan, mulai dari penerimaan dokumen, pengenalan karakter, pemrosesan data, hingga analisis data. Berikut tahapan lengkapnya
- Penerimaan dokumen: Dokumen fisik atau digital diterima oleh sistem IDP melalui unggahan manual, email, atau integrasi langsung dengan perangkat komputer.
- Pengenalan dokumen: Sistem IDP kemudian memanfaatkan teknologi Optical Character Recognition (OCR) untuk mengekstrak teks dari gambar atau dokumen PDF.
- Pemrosesan data: Setelah teks diekstrak, IDP mengolah data untuk mengidentifikasi informasi yang relevan.
- Validasi: IDP dapat melakukan validasi data terhadap aturan yang telah ditentukan sebelumnya oleh perusahaan. Contoh, memeriksa apakah nomor faktur sesuai dengan format atau tidak.
- Ekstraksi data: Agar data mudah diakses, data yang telah divalidasi, diekstrak dan disimpan dalam basis data atau sistem manajemen dokumen.
- Manajemen eksepsi: Beberapa dokumen mungkin tidak bisa diproses sepenuhnya secara otomatis. IDP memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi dokumen yang memerlukan perhatian lebih lanjut dan mengalihkannya ke tenaga manual.
- Integrasi ke sistem: IDP dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem lain, seperti sistem keuangan, ERP atau CRM, sehingga data yang diekstrak dapat digunakan dengan maksimal dalam berbagai aplikasi bisnis.
- Automasi analisis: IDP dapat memberikan laporan tentang kinerja proses pengolahan dokumen. Ini termasuk statistik seperti berapa banyak dokumen yang diproses, waktu yang diperlukan untuk pengolahan, dan jumlah eksepsi yang diatasi.
Manfaat Intelligent Document Processing
Bukan teknologi namanya jika tidak bisa memberikan manfaat. Dalam konteks Intelligent Document Processing (IDP) dapat memberikan berbagai manfaat kepada bisnis. Beberapa manfaat utamanya di antaranya,
- Meningkatkan efisiensi kerja: IDP mengurangi keterlibatan manusia dalam proses pengelolaan dan pemrosesan dokumen. Hal ini jelas sangat meningkatkan efisiensi baik dari segi tenaga kerja maupun waktu.
- Meminimalisir kesalahan manual: Dengan otomatisasi, IDP turut berperan meminimalisir risiko kesalahan manual yang dilakukan manusia dalam melakukan pengolahan data. Akurasi data diyakini lebih akurat dan cermat dengan IDP.
- Manajemen dokumen yang lebih baik: IDP membantu dalam penyimpanan dokumen digital yang lebih rapi dan dapat diakses dengan mudah.
- Analisis data yang lebih baik: Data yang diekstrak dapat digunakan untuk analisis lebih lanjut, membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Skalabilitas: IDP dapat dengan mudah dioperasikan sesuai dengan pertumbuhan bisnis tanpa perlu menambah tenaga kerja manusia.
Contoh penerapan Intelligent Document Processing dalam bisnis
Intelligent Document Processing (IDP) dapat diterapkan dalam berbagai industri dan bidang bisnis. Berikut ini contoh-contoh penerapannya:
1. Pengelolaan dan pengolahan faktur
Contoh paling umum dari penerapan IDP di dalam bisnis adalah pengelolaan dan pengolahan faktur. Dengan IDP, perusahaan dapat mengotomatisasi pengenalan informasi pada faktur seperti nomor faktur, tanggal, jumlah, dan data vendor.
2. Manajemen kontrak
Selain faktur, IDP juga digunakan untuk mengelola kontrak bisnis. Teknologi ini dapat mengidentifikasi dan mengekstrak informasi kunci dari kontrak, seperti tanggal berlaku, klausul penting, dan tenggat waktu. Dengan demikian, perusahaan dapat memantau kontrak mereka lebih efisien dan menghindari potensi pelanggaran.
3. Pengelolaan sumber daya manusia (SDM)
Perusahaan dapat menggunakan IDP untuk mengotomatisasi proses penerimaan karyawan, penilaian kinerja, dan pengelolaan data pribadi karyawan. Ini membantu mengurangi beban administratif departemen SDM dan memungkinkan mereka fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
4. Verifikasi identitas
IDP dapat digunakan untuk memverifikasi identitas pelanggan atau mitra bisnis. Melalui pemrosesan dokumen seperti paspor, kartu identitas, atau lisensi, perusahaan dapat memastikan bahwa identitas yang diajukan adalah sah dan memenuhi peraturan.
5. Manajemen informasi perusahaan
IDP juga dapat digunakan untuk mengelola informasi tentang perusahaan. Dengan mengotomatisasi pengindeksan dan pengambilan informasi dari dokumen internal, perusahaan dapat membuat basis informasi yang lebih mudah diakses oleh semua karyawannya. Informasi yang bisa dikelola dengan IDP di antaranya, informasi tentang gaji, informasi perusahaan, pengumuman penting perusahaan, dan masih banyak lagi.
Intelligent Document Processing dan OCR tools yang berguna untuk bisnis
Demikian informasi singkat mengenai apa itu Intelligent Document Processing. Sebagian besar dari kita mungkin bertanya-tanya apa bedanya ini dengan Optical Character Recognition (OCR)?
IDP dan OCR adalah dua teknologi yang sering disalahpahami sebagai satu teknologi. Meskipun keduanya memiliki kesamaan dalam hal pengenalan teks, mereka memiliki perbedaan yang signifikan.
OCR hanya digunakan untuk mengenali teks saja, namun IDP memiliki kemampuan untuk mengklasifikasikan jenis dokumen, dan melakukan tindakan berdasarkan informasi yang berhasil diekstrak.
Contoh OCR dan IDP terbaik saat ini adalah produk OCR+ dari Fintelite.. OCR+ Fintelite bisa mengekstrak data fisik menjadi data digital, kemudian mengolahnya menjadi data bisnis yang berguna untuk analisis bisnis.
